Gestión del tiempo: técnicas para mejorar la productividad y organizar tu día

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“Aprender a organizarse es una habilidad que se puede adquirir y perfeccionar” -Paola Graziano, Psicóloga y Psicoterapeuta.

Encontrar un método de organización del tiempo puede ser un proceso muy personal, no existen soluciones mágicas ni recetas de cocina cuando de gestión del tiempo se trata. Lo que funciona para una persona podría no ser efectivo para otra, todo depende de su rutina, preferencias individuales y en ocasiones, la misma naturaleza del proyecto en turno. Algunas personas obtienen mejores resultados trabajando con sistemas rígidos y estructurados como la técnica Pomodoro o los bloques de tiempo. Otros, encuentran en las listas de tareas priorizadas o el método Kanban la flexibilidad que necesitan para abordar las tareas de un proyecto cambiante.

Por ello, es importante hacer introspección e identificar aquellas prácticas y/o hábitos que conducen a trabajar de manera desorganizada y, en ocasiones, caótica. Entre las más comunes se encuentran:

• Procrastinación: Retrasar la ejecución de tareas que resulten demasiado agobiantes.
• Perfeccionismo: Dedicar demasiado tiempo a una tarea buscando la perfección, en lugar de completarla y pasar a la siguiente.
• Falta de planificación y establecimiento de objetivos: No tener claridad de las tareas a realizar ni de la importancia que estás tengan.
• No saber decir “no”:  Asumir demasiadas responsabilidades que sobrepasan la capacidad de trabajo.
• Dificultad para delegar: Falta de confianza en el equipo de trabajo y el desarrollo de sus actividades.
• Multitask: Saltar de una tarea a otra sin profundizar en ninguna.
• Distractores: Notificaciones de dispositivos electrónicos y ambientes de trabajo ruidosos, caóticos o desordenados.

Un buen sistema de gestión del tiempo permite tener un orden mental, reducir el estrés y la sensación de agobio, dando estructura a las actividades del día a día mejorando la productividad  y así tener resultados más tangibles del progreso en los objetivos que se persiguen.

Técnicas recomendadas en gestión del tiempo

Llevar agenda / Tomar notas

Hacer anotaciones sobre temas a revisar o tareas por ejecutar minimiza el riesgo de olvidar información importante o no cumplir con algún entregable. Si se es una persona más tradicional se puede optar por una agenda física, pues en el mismo acto de escribir se puede retener y asimilar mejor la información. Por otro lado, existen herramientas  como Trello, Google Calendar o Notion que permiten recibir recordatorios, gestionar tareas y darles seguimiento. Además, muchas de estas aplicaciones generan estadísticas útiles que ayudan a identificar patrones del consumo de tiempo durante el día(reuniones, citas, tiempos de concentración, etc.). Además, muchas de estas aplicaciones generan estadísticas útiles que ayudan a identificar patrones en la distribución del tiempo y con ello, los horarios más productivos y aprovechar de ellos.

Priorizar tareas

La priorización de tareas es una habilidad fundamental para optimizar tiempo y aumentar la productividad, saber qué tareas abordar primero y cuáles pueden esperar es crucial para no sentirse abrumado y asegurar que los objetivos más importantes se cumplan. La matriz de Eisenhower, cuenta con 4 cuadrantes que ayudan a clasificar tareas en función de su urgencia e importancia:

• Urgente e Importante (Hacer): Tareas cruciales con atención inmediata.
• Importante pero No Urgente (Programar): Tareas a largo plazo sin fecha límite inmediata.
• Urgente pero No Importante (Delegar): Tareas inmediatas pero no cruciales, si es posible, delegar.
• No Urgente ni Importante (Eliminar): Tareas que no contribuyen a los objetivos.

Crear una rutina

La previsibilidad que da la rutina permite reducir el estrés y el agobio, brindando un sentido de propósito y control sobre el día. Definir una rutina  ayuda a acotar el tiempo a dedicar en  actividades como reuniones, tiempos de concentración y, sobre todo, dejar espacio para hobbies y el descanso que resulta fundamental para un buen rendimiento laboral.

Otras técnicas de productividad fáciles de implementar

Algunas técnicas sencillas de implementar, que no requieren de cambios drásticos en la rutina y sirven como una introducción a la gestión del tiempo:

• La regla de los 2 minutos: Si una tarea toma menos de 2 minutos, hacerla inmediatamente.
• Técnica Pomodoro: Trabajar en bloques de tiempo definidos (25 min) con descansos cortos entre ellos (5 min) y un descanso más largo después de varios bloques (4).
• Método 3-3-3: Dedica 3 horas a las tareas más importantes, completa 3 tareas cortas que has estado evitando y trabaja en 3 actividades de mantenimiento o de rutina(revisar correo, programar reuniones, etc.)

Conclusión

Diseñar un sistema de gestión del tiempo es un proceso de autoconocimiento, implica entender cómo se trabaja, cómo se entiende y organiza la información, incluso cómo se  toman decisiones. Algunas personas descubren que funciona mejor bajo presión con plazos ajustados, mientras que otras necesitan un ambiente más estructurado y anticipatorio. Este conocimiento es fundamental durante el proceso pues ayuda a identificar fortalezas, debilidades y oportunidades en el proceso de planificar y ejecutar tareas y así, no solo se obtiene un sistema que sea efectivo, sino que también se alinee con la forma natural de operar de cada persona y su contexto.

Notas finales (sí, esas que nunca sobran):

• Medios físicos y digitales pueden convivir para lograr una buena gestión del tiempo.
• Recordar que las agendas(físicas o digitales) pueden ser flexibles, nada está escrito en piedra.
• Elegir una buena playlist para aquellos momentos de concentración intensiva.
• Recuerda, un día a la vez, organizarse es una habilidad que hay que adquirir.

Referencias a otros textos aquí

• Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo
• Qué es un planificador diario y cómo crear uno con plantillas personalizables
• 5 trucos para organizar la agenda de trabajo de forma eficiente
• Cómo usar una agenda correctamente
• Las mejores estrategias para la gestión del tiempo
• Google Calendar para organizar tu tiempo
• Google Calendar: 11 trucos (y algún extra) para aprovechar el calendario de Google al máximo